Aperçu du cabinet
Situé à Ville Mont-Royal et comptant une équipe de plus de 250 personnes, PSB Boisjoli est l’un des plus importants cabinets comptables du Québec. Le cabinet favorise une approche fondée sur le soutien mutuel et l’esprit de collaboration parmi les associés et les membres des équipes. Il offre également des salaires et des avantages sociaux concurrentiels ainsi qu’un environnement de travail stimulant qui encourage la croissance professionnelle.
PSB Boisjoli est actuellement à la recherche d’un Adjoint ou Adjointe de direction / Directeur ou Directrice de bureau qui appuiera l’associé directeur et la Directrice des opérations, tout en travaillant en étroite collaboration avec le Service des RH. Le titulaire du poste sera chargé d’organiser et de coordonner l’administration et les procédures de bureau afin d’en garantir l’efficacité, l’efficience et la sécurité. Cette personne participera à l’élaboration de protocoles, à la rationalisation des procédures administratives, au contrôle des stocks, à la supervision du personnel de bureau et à la délégation des tâches.
Le candidat retenu est un professionnel dynamique qui saura assumer plusieurs responsabilités. Il possède de l’expérience dans la gestion d’un large éventail de tâches administratives et de soutien à la direction.
Principales responsabilités
- Gérer l’agenda des directeurs.
- Planifier et assurer le suivi des rencontres et rendez-vous.
- Préparer et réviser la correspondance générale, les rapports, etc.
- Préparer les factures, les feuilles de temps et remplir les formulaires.
- Superviser les Adjointes Administratives ainsi que l’équipe des Services de bureau, notamment en répartissant les tâches et affectations, en évaluant le rendement, en contrôlant et approuvant les heures supplémentaires.
- Participer à l’élaboration, à la mise en oeuvre et au maintien à jour des politiques du bureau en établissant des procédures et des normes directrices, et en veillant au respect des normes de sécurité, le cas échéant.
- Gérer les services de bureau en s’assurant que les opérations et les procédures de bureau sont organisées, que les systèmes de classement sont conçus, que les demandes de fournitures sont révisées et approuvées et que les tâches sont correctement attribuées et contrôlées.
- Préparer des rapports opérationnels
- Évaluer et gérer le rendement du personnel
- Assurer le meilleur rendement du personnel de soutien administratif en lui offrant un encadrement et des conseils adéquats.
- Aider à gérer les relations et les contrats avec les distributeurs, les fournisseurs de services et le propriétaire.
- Veiller à ce que l’efficacité du bureau soit maintenue en planifiant et en exécutant l’achat d’équipement et de mobilier, l’aménagement, etc.
- Assurer la sûreté, l’entretien et la sécurité du bureau
Qualifications
- Diplôme post secondaire en administration
- Bilinguisme : Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.
- Expérience minimale de cinq (5) ans comme Directeur(trice) de bureau/Adjoint(e) de direction.
- Expérience de travail en cabinet de comptabilité ou autre firme de services professionnels (atout majeur).
- Expérience en gestion de bureau et en soutien administratif .
- Possède un grand sens de l’initiative et prête une attention particulière aux détails
- Possède d’excellentes capacités de gestion du temps et des priorités et capacité de gérer plusieurs tâches à la fois.
- Sens aigu de la planification et de l’organisation
- Démontre un bon sens de la collaboration et du travail en équipe
- Maîtrise de Microsoft Word, Excel et Outlook; connaissance de Caseware un atout
- Faire preuve de sensibilité, de tact et de confidentialité dans le traitement des personnes, des situations et de l’information
- Capacité à communiquer clairement à tous les niveaux du cabinet
- Posséder d’excellentes capacités de gestion du temps et d’organisation
- Flexible, peut faire des heures supplémentaires pendant les périodes de pointe.
Nous tenons à remercier tous les candidats de l’intérêt qu’ils portent à notre cabinet. Cependant, nous communiquerons uniquement avec ceux dont la candidature aura été retenue..